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コミュニケーションを120%円滑にするチャットワークの便利な運用方法

2021/1/18

コミュニケーションを120%円滑にするチャットワークの便利な運用方法

弊社ではこちらでも書いているように社内連絡にCharwork(チャットワーク)を使っています。

かれこれ10年以上にもなり、今回のリモートワーク移行に大きな役割を担ってもらっていて、今やチャットワークが無ければ業務が進まないというところまで来ています。

今回は10年以上にわたりチャットワークを使うことで培ったチャットワークのノウハウを記載いたします。

ローカルルールとはなりますが、参考になれば幸いです。

それではいってみましょう。

基本ルール

toには営業日24時間以内に返事というルールを敷いています。

といっても24時間だと長すぎるので営業日には1時間以内に返信する感じでしょうか。

また、社内なのであいさつはそこそこに伝えられるのがチャットワークのメリットですね。

あまりにも長い文章だと何が言いたいかわからなくなってしまうので、5〜6行程度で分かりやすく用件だけにするのもコツですね。

ローカルルール

toには必ず返信というルールがあるのですが、見ては欲しいけど返信は要らないということもでてきます。

その場合はccをつけるようにしています。メールのccと一緒ですね。

一応見たよということを確認したい場合は、「要リアクション」という形にしてチャットワークのリアクション機能を使って、皆が見たかを確認するようにしています。回覧板のような使い方ですね。

タスク機能を使うという手はあるのですが、以前はスレッドにタスク数が出てきて分かりやすかったのですが、新しいバージョンになってからは未実施のタスクが分かりづらくなったため、今の運用にしています。

ちょっとした使い方のコツ

チャットワークにURLを記載するときには
×: https://example.com/URLに続けて文字を入れるとURLとして認識されてしまいますので
○: https://example.com/ 半角スペースを入れるか改行してから文字を入力しましょう。
 
また、コピペして使うことが前提の情報があれば同様に半角スペースを挟んでおくと良いです。
コピーしたい文字列の上でダブルクリックするだけで範囲が(ある程度)自動で選択されます。
×: パスワードはpassword
○: パスワードは password
 

ちょっとしたことですが、頭の片隅にでも。

勤怠管理もチャットワークで

弊社では、リモートワークを推奨しているため、誰が出勤していてリモートワークかが分かりづらいという課題点がありましたが、毎日勤怠まとめをチャットワークにアップしており、見れるようになっています。

他にも急な外出や渋滞による遅刻などには、勤怠管理スレッドに投稿することにしていて最新の情報が分かるようになっています。

またリモートワークの際には昼休みをいつとるかは 人それぞれなので、「これから昼をとります」という感じで知らせるようにしています。

コンサルティング先などもチャットワークを活用

今まではメールや電話でやり取りしていましたが、コンサルティング先にチャットワークに移行いただきました。

このメリットとしてはすぐに返答できることです。

基本チャットワークベースの仕事なので、今やほぼすべてチャットワークで仕事ができるようになっています。

ピン&スマホアプリの活用について

こちらもローカルルールですが、スマホアプリの活用です。

こちらは任意なのですが、外出先からも簡単に確認できることやプッシュ機能ですぐに知ることができます。

スマホアプリでは仕事の時間帯以外はプッシュ通知しないような仕組みもあるので役立っています。

また、スレッドが増えることで何を見たらいいかわからないこともありますが、ピンを打つことで画面上部に表示されますので、仕事の際はピンが打たれたものを 中心にみるような運用としています。

とはいえ筆者はすべて見ないと気になるので、ピンが打たれているいないにせよ未読は0になるようにしてますが。

トラブル時の対応策について

とても便利なチャットワークですが、年に数回計画外停止することがあります。

となると業務がすべて停止してしまいます。チャットワークに100%依存すると業務が完全にストップしてしまうので、そのための対応策を取っておくことがとても重要です。

弊社ではキントーンにチャットワーク停止時の緊急連絡掲示板を作っており、いざとなればキントーンでやり取りするようにしています。この備えは非常に重要だと感じます。

最後までお読みいただきありがとうございました

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