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チャットワークなどビジネスチャットでのラリーを減らす方法について

2021/3/5

チャットワークなどビジネスチャットでのラリーをなくす方法について

チャットワークなどいわゆるビジネスチャットやメールでのやり取りを削減して、生産性向上につながる方法について記載いたします。

それではいってみましょう。

1ラリーで終えるのが基本

A:〇〇についてお願いいたします。
B:完了しました。


が基本です。来たボールをすぐに打ち返せばワンラリーで終了します。

すぐに返せないのであれば以下のように2ラリーで終える手もありますね。

A:〇〇についてお願いいたします。
B:承知いたしました。今日中には完了します。
A:よろしくお願いいたします。
B:お待たせしました。完了しました


ただ、すぐ完了するタスクに上記やり取りはちょっともったいないです。
作業を終えてから終わりました。というように返事するほうがスマートですね
チャットワークにはリアクション機能があるので「了解」リアクションを付けて読んでるよというアピールするのも効果的です。

〇〇ということですよね。という返事が無いように気を付ける

A:〇〇について確認をよろしくお願いいたします。違ったらご指摘ください。
B:確認しました。
A:問題無かったということでよかったですよね。
B;はい、問題ありませんでした。


これもちょっともったいないラリーです。

A:〇〇について確認をよろしくお願いいたします。違ったらご指摘ください。
B:確認しました。内容問題ありません。
A:ご確認ありがとうございます。


という風にすれば、やり取りを少し減らせます。

気軽にできるビジネスチャットですが、いかにラリーを少なくできるかを考えて投稿すると業務効率の向上につながります

そのためには、依頼者がどういう意図で投稿しているかを掴み、ラリーを極力少なくてするよう気を付けて投稿することが求められます。

Speeeeedを心がける

すぐできる返事はすぐ返すように心がけましょう。後回しにするとスレッドに埋もれてしまうことも。ビジネスチャットになり、メールよりもスピード感が求められるようになっています。いかに来たボールを早く打ち返せるかというのがビジネスチャットとうまく付き合う方法ですね。

できれば1ラリー1テーマで

長文のチャットだとわからなくなってしまうことも、5~6行に要件をまとめて1テーマで送るとわかりやすい印象があります。

メールもそうですが、あまり長すぎるのは書くほうも大変ですし、受け取り側も同じボリュームで返さなきゃと無意識にプレッシャーを与えてしまうので、できるだけ短文にするのがオススメです。

まとめ

いかがでしたでしょうか。

ビジネスチャットで気楽に投稿できるようになった分、メールとは違う新しいルールができた感じがします。
Lineに近いイメージでしょうか。ラリーを極力少なくすることは業務効率の向上につながりますので参考になれば幸いです。

最後までお読みいただきありがとうございました。

この記事を書いたのは

株式会社AMS 取締役副社長 古倉 功一

2005年からSEOに本格的に取り組み、SEO歴は15年以上。現在はリスティング広告、SEOをメインにしたWebコンサルを提供中。好きな番組:ポケットモンスター。

  • 石川県産業創出支援機構(ISICO)「お店ばたけ」ホームページドクター
  • セミナー講師(Webマーケティング、SEO、PPC広告等)
  • ミラサポ専門家登録(派遣先からの総合評価平均 5点中4.9)
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