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お客様と連絡が取れない!そうならないようにしておきたい5つのこと

2021/4/16

お客様と連絡が取れない!そうならないようにしておきたい5つのこと

お客様がご多用でご連絡が取れず、仕事が進められないということはありませんか。

今日もつながらなかった、今日も外出で連絡とれなかったし他の仕事をしておこう。
なんてこと、ありますよね。

そんなある日、お客様から、「先日頼んだ案件ずっと回答もらってないんだけど」とお怒りのお電話が。

もしかしたら以下の5つの事項を実施していれば、このようなことは防げたかもしれません。
これを機に、改めて見直してみましょう。

①電話がつながらない場合

留守電は折り返しのご連絡がとれるチャンスです。必ず残しましょう。

急ぎの場合などは、折り返しのご連絡のお願いをしておきましょう。

②電話がつながるが、ご本人が不在の場合(先方の会社の方を味方につける)

ご本人不在の場合は、必ず電話があった旨伝えてもらいましょう。

合わせて、帰社される時間をお伺いして、その時間にご連絡するのがいいですね。
もし、急ぎの場合でしたら、折り返しのお願いをするのがベストです。

③営業の電話と間違われないようにする

営業の電話と怪しまれて取次いただけないケースもあります。

「〇〇の件でご回答をいただきたい」と、事情をちゃんと説明しましょう。
誤解が解けて、本人に出ていただける場合もあります。

④【重要】不在時にはメールを必ず入れる

メールで電話したことと用件を伝え、返答を依頼しましょう。

もしかしたら手違いで申し送りされてない可能性もありますし、ご連絡をした証にもなるのでとても重要です。

先方の事情に気を配った一言も忘れずに。以下例文です。

--------------
〇〇様

大変お世話になっております、〇〇です。

先ほど、[000-000-0000]より、〇〇の件で、お電話いたしましたが、
ご多用のためお話しすることが叶いませんでしたので、メールにて失礼いたします。
--------------

⑤普段からできること

次回の連絡日を必ずお約束しましょう。

次回の連絡日のお約束をすることで、スケジュール感をお互いに共有することが大切です。

お客様ですので、折り返しご連絡いただくことは、図々しいと遠慮してしまいがちですが、依頼された仕事を速やかに対応するほうが、結果お客様のためになるので、ぜひお試しいただければと思います。
最後までお読みいただきありがとうございました。

この記事を書いたのは

株式会社AMS 取締役副社長 古倉 功一

2005年からSEOに本格的に取り組み、SEO歴は15年以上。現在はリスティング広告、SEOをメインにしたWebコンサルを提供中。好きな番組:ポケットモンスター。

  • 石川県産業創出支援機構(ISICO)「お店ばたけ」ホームページドクター
  • セミナー講師(Webマーケティング、SEO、PPC広告等)
  • ミラサポ専門家登録(派遣先からの総合評価平均 5点中4.9)
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