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リモートワーク(在宅勤務)に切替のための5つのノウハウ

2021/1/15

リモートワーク(在宅勤務)に切替のための5つのノウハウ

弊社では、2020年4月より一部リモートワークに切り替えて運用しております。

試行錯誤をしながらも、いろいろなノウハウが身に付きましたので、切替の参考になればと経緯をまとめてみました。

問題その1:電話&インターネット回線をどうするか

これが一番の問題でした。

電話問題でなかなか踏み切れないという事業者様も多いのではと思います。

当初は、在宅で仕事ができる職種の方に050の番号で着発信できるスマホアプリをインストールしてもらって運用しておりました。

ただ、これだと担当者が休みの場合に繋がらないなどの問題がでてきてしまいます。

そこで下記の記事にあるように、「クラウドPBX」という仕組みを使って、オフィスにいても 自宅や出先ででも、会社宛ての電話を受発信できる仕組みを整えました。

参考)テレワーク時の電話の悩みを解決!会社の電話がスマホで使えるクラウドIP-PBX(Arcstar Smart PBX)導入記(1)をご覧ください。

これで完全にリモートワークが可能になります。また、自宅にインターネット回線が無い従業員もいるので上記記事で紹介しているアイ・オー・データ機器様製4Gルータ(WN-CS300FR)+楽天モバイルSIM使ってもらう体制に整えました。

モバイルWifiという手もあるのですが、PCやIP電話がLANケーブルなので上記4Gルータがピッタリなんです。

問題その2:タイムカードをどうするか

今までは紙のタイムカードを使っていました。

ただリモートワークとなるとそうもいきません。

偶然にも少し前にキントーンというシステムを導入して、独自にタイムカードアプリを作成してネットにつながっていれば、どこででもタイムカードが打刻できる仕組みを整えました。

問題その3:連絡手段をどうするか

弊社では、かなり前からCharwork(チャットワーク)を導入しています。

仕事は基本チャットワークで行っており、社内の連絡でメールを使うことはほぼなくなりました。コンサルティング先との連絡にもチャットワークを使っているなど、今やチャットワークがないと仕事が進まないようになっています。

データのやり取り等もチャットワーク上に添付する形で進められます。仕事用に特化されたLINEというとイメージがつきやすいでしょうか。ちなみに、LINEと同じようにビデオや音声通話も可能なので、会議に使ったりもしています。

チャットワークは一度慣れてしまうと手放せないシステムですね。

また、大きいファイルの場合はVPNで会社のファイルサーバに繋いでやり取りする形をとっています。また、合わせてお客様とやり取りするメールについても属人的にならないように、メールワイズという仕組みを使っています。

問題その4.印鑑をどうするか

弊社では、書類はほぼ電子化しています。

キントーン上で管理してハンコを押すのも電子化していますので、書類にはハンコ押すために出社ということはありません。

問題その5.就労規則の変更

忘れがちなのがこちらです。

10名以上の従業員を抱える事業者は、場合によっては就労規則が変更する必要がでてくることも。

顧問社労士さんに相談されることをオススメいたします。

まとめ

細かいところだとまだまだありますが、大きくはこの5つでしょうか。

まずはリモート可能な部署からはじめて、どんどん広げていくのがコツといえるでしょう。

完全に仕組みを整えたので今では完全リモートも可能になります。コミュニケーションが必要な部署もあるので難しい面もありますが、いざという時に備えて準備しておくことは非常に大切ですね。

ちょうどこの記事を書いている時に、大雪で出社できない状況がありましたが、この準備のおかげでリモートで乗り切ることができました。何かあっても仕事を継続できる仕組みは重要ですね。

最後までお読みいただきありがとうございました。

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