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テレワーク時の電話の悩みを解決!会社の電話がスマホで使えるクラウドIP-PBX(Arcstar Smart PBX)奮闘記_評判(1)

2021/1/5

テレワーク時の電話の悩みを解決!会社の電話がスマホで使えるIP-PBX(Arcstar Smart PBX)導入記(1)

弊社では全従業員リモートワーク体制に備えて、自宅にいても出先でも会社へかかってくる電話を受けたり、会社の番号で発信できる仕組みを整えました。

電話が要因でリモートワークに踏み出せない企業様もいらっしゃるかと思いますのでまとめてみました。意外な落とし穴があったりしましたので、その経験もお役に立てれば幸いです。

それではいってみましょう。

そもそもPBXとは?

PBXとは、Private Branch eXchange/構内交換機の略で、社内にある内線同士を通話できるようにしたり その電話機より外線をかけられるようになっている仕組みのことです。

もしオフィスに複数台の電話機があったらほぼほぼPBXがあるといってもいいでしょう。

昔からある仕組みのためにアナログ通信である場合がほとんどでしたが、 最近ではインターネットの技術『TCP/IP』を使って接続できるものが出てきました。それがIP-PBXです。

通常、PBXはオフィスに設置されていますが、インターネットの仕組みを使うIP-PBXは世界中どこにあっても使用可能です。

クラウドPBXのメリットとは?

これができることでどんなことが起こるかというと、まず自前でPBXを持たなくてもよくなります。

そのために、NTT様がサービス提供されている「Arcstar Smart PBX」のように、クラウド上にIP-PBXを配置してサービスを提供している会社様が増えてきました。

クラウドIP-PBXを利用するとどういうメリットがあるかというと、

①PBXの老朽化やサポート終了、故障によりPBXを交換しなくてよくなります。 場合によって数十万円かかりますのでこれは大きいです。

そして
②PBXがインターネット上にあるので、インターネット接続ができる端末(スマートフォンやPC)が会社の内線に早変わりです。(端末に応じた専用アプリが必要です)

③ネットワーク設定にもよりますが、会社の内線電話を自宅に持って帰って自宅のLANケーブルにつなげば会社の内線電話として使うことも。

④内線電話同士なので遠隔地にいても内線電話なら通信料は無料になります。

何よりも便利なのが
会社の電話をインターネットさえつながっている場所であれば、どこでも会社の番号で受けられて、会社の電話で発信できるという点です。

コロナ禍において、これほど時勢にマッチした電話のシステムはないのではないでしょうか。 弊社でもリモートワークを機に、IP-PBXの選定に入りました。 様々な業者様よりご提案いただきましたが、弊社の要望を満たしていただいたサービスはNTTコミュニケーションズ様の 「Arcstar Smart PBX」 でした。

サービスの特長は上記URLをみていただければわかりますので割愛しますが 、24時間365日繋がるサポートなどもとてもしっかりしています。こちら側のネットワーク設定により電話が鳴らないという不具合も発生していましたが、その際にもきちんとログを解析してくれて、こちら側に問題がありそうなところまで きちんとご対応いただけたのもよかったです。

大変だったクラウドPBX申し込みの手続き

『NTT』といっても様々な会社に分かれていて、フリーダイヤルの窓口、 IP-PBXの窓口などなど、これらの手続きを自分でしなければいけなかったのがまず大変でした。

途中、専門用語なども出てきたので結果勉強にはなりましたが 、マニュアルを読みながら答えたりとユーザ側で勉強しないとスムーズな導入は難しいなと感じました。おかげで、フリーダイヤルのサービスを駆使して、 IVR(ガイダンス機能)や時間外アナウンス機能など導入はできました。

ガイダンス機能で流れる音声や時間外アナウンス機能音声登録も、指定された周波数やフォーマットじゃないと出来なかったりしました。

ファイルフォーマット:WAVE形式(拡張子 .WAV)
データフォーマット:μ-law
サンプリング周波数:8000Hz
ビット数:8bit
チャネル:1(モノラル)
秒数:120秒以内(960Kbyte以内)

という制限があったりしましたので、精通した方にお願いしたりして何とか登録に行きつきました。技術的に要求される個所はありましたが、このハードルを乗り切るとあとは自動運転なので非常に楽ですね。年末年始に事前録音しておいたものをカレンダーに入力しておいたのですが、バッチリ動いていて 日常業務も非常に楽になりました。今まで弊社では、業務時間開始時と終了時に留守番電話を手動で解除していたり、年末年始のために録音&切替していたのですが カレンダーに設定しておけば、自動的に運用してくれます。しかも祝日プリセットで入っているので一度セットさえしておけば、あとは楽々運用でき、業務効率もアップしました。

もう一つメリットがあったのは、様々なNTT関係の会社に電話しながら手続きをするのですが、明らかに余計に支払っているものなどがいくつか見つかり、固定費だけで月1万円ほど安くなりました。 中にはレンタル期間が終わっているのに請求されていたものもありました。 固定費は知らず知らずのうちに支払っているものなので見直しはとても重要だなと感じた手続きでした。

今回の作業を振り返り

振り返ってみると、今回様々なNTT様の関連会社に電話して自分で調整を行ったのですが 窓口は一つですべてを行っていただけるとユーザ側としては楽ですし、そうあってほしいなと感じました。あとは、やり取りの際に技術的な知識が前提になってきます。 基本ユーザ側で設置や運用をするので、システムに精通された方が 担当じゃないと厳しいなと感じました。

幸い筆者は過去AsteriskでIP-PBXの構築経験があったのでその知識で何とかなりましたが、0からだとユーザ側でもある程度勉強しないと厳しいかもしれません。いったん慣れてしまえば、今まで毎回業者にお願いしているPBX周りの作業が自分でできるようになり、費用面でも抑えることが可能なので、今後システム部でも電話の知識は必須になってくるのではと感じました。

次は実際に運用後に起きたトラブルとそのトラブルシューティングについて書きますね。 筆者と同じように回り道はしてほしくないので。

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