Windowsのパソコンを使用して日々の業務にあたっておられるみなさまに、ちょっとした業務効率化をご紹介いたします。

業務効率化というと新しいシステムやツールを導入したり、仕事を進める上で発生する「ムリ・ムダ・ムラ」をみつけそれを減らしたりするなど、とても大変な作業だというイメージを持っていることと思います。

ですが、実はもっと簡単に、難しい作業が必要なく、身近な無料ツールを利用して実践できる業務効率化があります。

それが「単語登録」です。

パソコンを使用して業務を行っていると、同じ文章や情報を入力するシーンに何度も遭遇すると思います。

パソコンには学習能力があるので、繰り返し入力するうちに変換候補として上位表示されることは言うまでもありませんが、パソコンが学習するのを待たずして、事前に登録してしまうのが「単語登録」です。

例えば、「いつもお世話になっております。株式会社●●の○○です。」という文章ですが、ビジネスメールを作成するときの、定番の文章かと存じます。

本来であれば24文字の文字入力と3、4回の変換が必要です。
しかし、この文章を単語登録しておくことで【いつ】だけ入力して変換すれば、この文章が変換候補として出てくるようになります。

入力文字数ならびに変換回数が激減し、作業効率が劇的にアップします。
 

単語登録の方法

それでは実際に単語登録する方法をみていきましょう。

1.タスクバーの右の方にある「A」あるいは「あ」のIMEアイコンの上で右クリックします。

2.「単語の追加」をクリックします。

3.単語とよみをそれぞれ入力し、品詞を選択した上で「登録」をクリックします。

このように、よく使う文章やフレーズを単語登録しておけば、いちいちタイピングする必要はありません。

さらに、入力ミスを防ぐことができ、その修正にかかる時間も短縮できます。
わずかなことではありますが、その積み重ねが業務の効率化につながります。

ぜひ単語登録を活用して業務効率化を進めていきましょう。