ドキュメントのやり取りでPDFを使われるケースが多いと思います。
そもそもPDFは何の略かご存じですか。

Portable Document Formatの略なんです。

どんなデバイスやOS、アプリケーションでも同じ内容を表示できるように策定されたフォーマットのことです。
Abobeによって開発されました。

PDFの登場前は、wordやexcel、パワーポイントなどでデータがやり取りされていたりしましたが、バージョンによって表示が微妙に変わったり、ソフトが入っていないと表示できないなどの課題点がありました。

それがPDFの登場によって大きく変化しました。

バージョンやOS、アプリによってレイアウトが変わることが無いためです。
今では国際規格化されています。

様々なソフトでPDF出力機能というものがありますし、Windows10などのOSにもPDF出力機能があったりしますので、データのやり取りに役立てば幸いです。